Πληρωμή μέσα από το portal
Ο πελάτης με πρόσβαση χρέωσης βλέπει τιμολόγια, εισπράξεις και υπόλοιπο, και πληρώνει online μέσω VivaWallet - με κλείδωμα ώστε το ίδιο checkout να μη γραφτεί δύο φορές.
Δυνατότητα
Τιμολόγηση συνδεδεμένη με το ERP σας, όχι παράλληλη σε αυτό.
Τιμολόγια, εισπράξεις και υπόλοιπα πελατών συγχρονισμένα από το ERP, με online πληρωμές μέσω VivaWallet - χωρίς δύο συστήματα να δείχνουν διαφορετικό υπόλοιπο για τον ίδιο πελάτη.
Ένας συγχρονισμός, τρία πράγματα.
Για κάθε πελάτη, το CactusCRM τραβάει από το ERP τα τιμολόγιά του, τις εισπράξεις του και το τρέχον υπόλοιπό του. Η κάρτα πελάτη κρατάει το πλήρες ιστορικό τιμολογίων και το υπόλοιπο ενημερωμένο, χωρίς να χρειάζεται κανείς να το αντιγράφει με το χέρι από το ERP.
Οι πληρωμές δεν χάνονται στον δρόμο.
Οι online πληρωμές γίνονται μέσω VivaWallet. Αν ο πελάτης κλείσει την καρτέλα ή χάσει τη σύνδεση πριν προλάβει να επιστρέψει από την πληρωμή, ένας αυτόματος έλεγχος ρωτάει απευθείας το VivaWallet για την κατάσταση της συναλλαγής και ενημερώνει το σύστημα - καμία πληρωμή δεν μένει σε εκκρεμότητα επειδή χάθηκε το redirect.
Ο συγχρονισμός δεν τρέχει «στα τυφλά».
Κάθε φορά που ξεκινά συγχρονισμός με το ERP, καταγράφεται ξεχωριστά ανά τύπο - τιμολόγια, εισπράξεις, υπόλοιπα - με τη δική του κατάσταση και ποσοστό προόδου.
- Σε εξέλιξη
- Το job έχει ξεκινήσει και δεν έχει ολοκληρωθεί ακόμα.
- Ολοκληρώθηκε
- Τα δεδομένα του τύπου αυτού είναι ενημερωμένα με το ERP.
- Απέτυχε
- Καταγράφεται ξεχωριστά, ώστε να φαίνεται ποιο κομμάτι χρειάζεται νέα προσπάθεια - όχι ολόκληρος ο συγχρονισμός σαν ένα μπλοκ.
Κάθε σύμβαση κρατάει το δικό της υπόλοιπο, ενημερωμένο κάθε μέρα.
Μηνιαίες ή ετήσιες, marketing, υποστήριξη ή hosting - κάθε σύμβαση έχει τύπο, τρόπο πληρωμής, κατάσταση (ενεργή, ανενεργή ή σε αναστολή) και απόθεμα ωρών. Το υπόλοιπο δεν είναι στατικό νούμερο που ενημερώνεται όποτε θυμηθεί κάποιος· ξαναϋπολογίζεται αυτόματα κάθε μέρα από τον πραγματικό χρεώσιμο χρόνο που καταγράφηκε, σεβόμενο και την ημερομηνία που ο πελάτης ενέκρινε την προεκτίμηση όταν το ticket ήταν «με προεκτίμηση».
- Αρνητικό υπόλοιπο
- Αν μια σύμβαση πέσει κάτω από το μηδέν, το σύστημα ειδοποιεί αμέσως γραμματεία, υπεύθυνο και λογιστήριο - δεν το ανακαλύπτετε στο τέλος του μήνα.
- Υπενθύμιση λήξης hosting
- Δεκαπέντε μέρες πριν λήξει μια σύμβαση hosting, στέλνεται αυτόματα email στον πελάτη με τα στοιχεία πληρωμής· ένας εβδομαδιαίος έλεγχος επισημαίνει όσες έχουν ήδη λήξει.
Ο πελάτης βλέπει το υπόλοιπό του, και μπορεί να το μηδενίσει μόνος του.
Αγορά ωρών υποστήριξης
Για κάθε site που διαχειρίζεται, ο πελάτης αγοράζει ένα πακέτο ωρών με ένα κλικ· η πληρωμή δημιουργεί αυτόματα τη νέα σύμβαση, χωρίς προσφορά και χειροκίνητη καταχώρηση από τη δική σας πλευρά.
Το ταμείο ενημερώνεται μόνο του, όχι σε ξεχωριστό αρχείο.
Κάθε πληρωμή πελάτη πιστώνει αυτόματα το σωστό ταμείο· κάθε έξοδο το χρεώνει - και τα έξοδα μπορούν να έρχονται κατευθείαν από το ERP, χωρίς διπλή καταχώρηση. Κάθε κίνηση κρατάει το υπόλοιπο που άφησε πίσω της, ώστε το ιστορικό να ελέγχεται γραμμή προς γραμμή.
Όταν κάποιος μετράει τα μετρητά στο χέρι, η καταμέτρηση συγκρίνεται αυτόματα με το αναμενόμενο υπόλοιπο. Αν ταιριάζουν, εγκρίνεται μόνη της· αν όχι, μπαίνει σε εκκρεμότητα και χρειάζεται έγκριση πριν διορθωθεί το υπόλοιπο - καμία απόκλιση δεν διορθώνεται σιωπηλά.
Ταμεία
- Τράπεζα
- Επίσημα μετρητά
- Ανεπίσημα μετρητά
Συχνές ερωτήσεις για τιμολόγηση & ERP.
Με ποιο ERP συνδέεται το CactusCRM;
Η τρέχουσα ενσωμάτωση είναι με το Soft1 ERP: τιμολόγια, εισπράξεις και υπόλοιπα πελατών τραβιούνται από εκεί, ανά πελάτη.
Μπορώ να δω αν ένας συγχρονισμός απέτυχε;
Ναι. Κάθε συγχρονισμός καταγράφεται ανά τύπο (τιμολόγια, εισπράξεις, υπόλοιπα) με τη δική του κατάσταση - σε εξέλιξη, ολοκληρώθηκε ή απέτυχε - και ποσοστό προόδου.
Τι γίνεται αν ο πελάτης κλείσει τη σελίδα πριν ολοκληρωθεί η πληρωμή;
Ένας αυτόματος έλεγχος ρωτάει το VivaWallet για την κατάσταση της συναλλαγής και ενημερώνει το σύστημα - η πληρωμή δεν μένει σε εκκρεμότητα επειδή χάθηκε το redirect.
Ο πελάτης μπορεί να πληρώσει μόνος του, μέσα από το portal;
Ναι, όσοι έχουν πρόσβαση σε χρέωση βλέπουν το υπόλοιπό τους και πληρώνουν μέσω VivaWallet. Το ποσό επαληθεύεται πριν ολοκληρωθεί η συναλλαγή, και το ίδιο checkout δεν μπορεί να καταγραφεί δύο φορές.
Το υπόλοιπο ωρών μιας σύμβασης ενημερώνεται μόνο του;
Ναι, καθημερινά. Το σύστημα ξαναϋπολογίζει το υπόλοιπο από τον πραγματικό χρεώσιμο χρόνο που καταγράφηκε, και ειδοποιεί λογιστήριο και υπεύθυνο αν το υπόλοιπο πέσει κάτω από το μηδέν.
Επόμενο βήμα
Ας σχεδιάσουμε το δικό σας CRM.
30 λεπτά. Δείχνουμε την πλατφόρμα, ακούμε τη ροή σας, σας στέλνουμε προσαρμοσμένη πρόταση μέσα σε λίγες ημέρες.